فن الادارة

لإدارة هي فن الإنجاز من خلال الآخرين، والعروض التقديمية واحدة من أكفأ وأسرع أدوات إنجاز المهام المختلفة التي ينفذها لك موظفوك، وعند تخطيط أي مشروع، تأتي العروض التقديمية كأداة رسمية تعمل على تجميع الموظفين في فريق عمل واحد يتولى تخطيط المهام الموكلة إليه ومراقبتها ومراجعتها، وهي وإن كانت أداة عمل، فهي أيضا وسيلة ترفيه..إنها تثير فيك الإبداع وروح الابتكار، وتتيح لك الفرصة كي تدهش فريق العمل لديك بما تملكه من قدرة على الإقناع، ولكن بطريقة بعيدة عن الثرثرة الجوفاء التي لا يخلو منها أي اجتماع، كما أنها أكفأ من التقارير المبعثرة على كل المكاتب ويقرأها الجميع دون أن تغني أوتسمن من جوع.. فإليك مهارات تلك الأداة وحيلها..
لابد و أن يأخذ كل مدير في اعتباره أن الغرض الرئيسي من أي شكل من أشكال الاتصال ليس مجرد نقل المعلومة التي يراد توصيلها، و لكن أيضا ضمان استقبال هذه المعلومة واستيعابها من جانب جمهور المستمعين، وعليه فإن أي عرض يؤديه أي مدير بشأن مشروع جديد مقترح يمكن الحكم عليه بالفشل إذا عجز المستمعون عن إدراك جدوى هذا المشروع و مزاياه، والمشكلة الرئيسية في هذا الجانب هوالنجاح في جذب انتباه جمهور المستمعين لفترة كافية لأن تشرح الغرض من العرض الذي تؤديه الخطة.
يعد التحضير للعرض التقديمي خطوة أساسية وضرورية لنجاح العرض، والتحضيرالجيد للعرض لابد وأن يولي عناية شديدة لا للمعلومات التي سيتضمنها العرض فحسب، ولكن أيضا للطريقة التي سيتم بها أداء هذا العرض.
حدد أهدافك
نقطة البدء الرئيسية في عملية التحضير للعرض تتمثل في تحديد الهدف الرئيسي من هذا العرض التقديمي، وفي جميع الأحوال، يكون من الصعب توظيف عرض تقديمي لخدمة هدفين في آن واحد على قدر المساواة، لذا فإن التركيز على هدف واحد يعد نقطة بدء أساسية لضمان نجاح أي عرض تقديمي، وفي حالة تعدد الأهداف، ضعها جميعا في سلم أولويات واختر أهمها لتجعله الهدف الرئيسي من العرض الذي تقوم به.
من جمهورك؟
تكمن الخطوة الرئيسية التالية في التعرف بشكل إجمالي على طبيعة جمهور المستمعين، وذلك بمحاولة استكشاف أهدافهم من وراء الاستماع إلى العرض الذي تلقيه عليهم، وفي هذه الحالة، يتعين عليك محاولة إقناعهم بأن ما ترمي إليه من أهداف من وراء العرض الذي تؤديه يتفق إلى حد كبير والأهداف التي يسعون لها من وراءالاستماع إليك، في هذه الحالة فقط، سوف تجذب انتباه الحضور وتركيزه فيما تقول منذ اللحظة الأولى لإلقاء العرض.
مرحلة البناء
أي حديث لابد وأن يكون له بناء منظم يضمن التركيز من جانب المستمع،ولابد وأن يتوافق بناء العرض التقديمي والأهداف التي يسعى كل من المتحدث وجمهورالمستمعين تحقيقها من ورائه.
هناك العديد من الأشكال التي يمكن من خلالها بناء العرض التقديمي، فهناك التسلل المنطقي للعرض، بحيث يتم تقسيم العرض إلى مجموعة من العبارات المنطقية التي تؤدي كل منها إلى الأخرى وصولا إلى الغرض النهائي من وراء العرض، كما أن هناك أيضا نمط التقسيم الهرمي، و الذي يتم فيه تقسيم الموضوع الرئيسي للعرض التقديمي إلى موضوعات فرعية، و هذه بدورها يتم تقسيمها إلى وحدات أقل وهكذا،وهناك نمط ثالث يتم فيه بناء العرض على أساس مجموعة من الأسئلة والأجوبة، ويصلح هذا النمط عند تحليل مشكلة من المشكلات واستعراض البدائل المختلفة لحلها، ومزايا وعيوب كل بديل،وأخيرا، هناك أبسط الأنماط و أكثرها شيوعا في الاستخدام،وهو ما يمكن أن نسميه نمط «الساندويتش»، حيث يأخذ العرض شكل الساندويتش، فيقسم إلى ثلاثة أقسام ( مقدمة ووسط وخاتمة)، وعادة ما يقع الهدف الرئيسي في منطقة الوسط.
مقدمة العرض
تعد مقدمة العرض من أهم مكوناته، فالمقدمة الجيدة أحد العوامل الرئيسية في ضمان نجاح أي عرض تقديمي، وعند صياغة مقدمة العرض لابد وأن من أخذ العوامل التالية في الاعتبار :
* العمل بقدر الإمكان على صياغة المقدمة بشكل يجذب انتباه المستمعين .
* ضرورة أن تتضمن المقدمة إشارة إلى الغرض الرئيسي الذي تريده من وراء العرض التقديمي، سواء كانت هذه الإشارة صريحة أو ضمنية حسب ظروف العرض.
* ضمن المقدمة عرضا سريعا للكيفية التي سيسير العرض وفقا لها،وبذلك تمكن المستمعين من التركيز معك بشكل أفضل .
خاتمة العرض التقديمي
إن الانطباع الأخير الذي تتركه في أذهان المستمعين هو أهم ما يتذكرونه بعد انتهاء العرض، لذا، عليك أن تولي عناية شديدة لتخطيط خاتمة العرض بشكل جيد، والخاتمة، شأنها المقدمة، لابد و أن يتم ترتيبها بطريقة تستحوذ على انتباه وتركيز المستمعين، ويجب ألا تبدأ الخاتمة مشيرا إلى أنها مجرد تلخيص لما تضمنه العرض، ففي هذه الحالة سيدرك المستمعون أنك لن تضيف جديدا إليهم وينصرفون عن الاستماع إليك، لكن اجعل من الخاتمة إضافة جديدة عبارة عن خلاصة مركزة للعرض في مجمله، ولكن بطريقة أخرى تجعلهم أقرب إلى إدراك واستيعاب الهدف الرئيسي من وراء العرض، وربما يكون من المفيد في بعض الأحيان الاستعانة ببعض أجهزة العرض البصرية.
وفي جميع الأحوال، يجب أن تخضع عملية الاستعانة بأجهزة العرض البصرية لعملية تخطيط متأن يضمن توظيفها التوظيف الأمثل الذي يحقق الهدف المرجو من العرض التقديمي، ولابد وأن يكون هناك هدف محدد من وراء استخدام هذه الأجهزة، فالبعض منها قد يستخدم بغرض تأكيد الرسالة المسموعة التي ألقاها صاحب العرض على أذهان المستمعين، والبعض الآخر قد يكون الغرض منه توضيح نقطة ما ضمن العرض لا يمكن الحديث عنها من كافة جوانبها، وفي بعض الأحيان، قد يكون الغرض من العرض البصري مجرد قتل الكآبة ورفع حالة الملل و الترفيه على المستمعين.
الحركات والإيماءات
طوال فترة العرض التقديمي، يكون الفرد الذي يقوم بأداء العرض هو محط أنظارالمستمعين، ولذلك يتعين عليك أن توظف كافة حركات وتعبيرات جسدك بشكل جيد يضمن جذب انتباه وتركيز الجمهور معك، وأيضا على نحو يضمن توصيل الرسالة التي ترغب في توصيلها إلى الحضور، وفي هذا الإطار، يتعين عليك أن تولي عناية شديدة لخمسة أوجه من تعبيرات الجسد يكون لها أكبر الأثر في عقول المستمعين و هي( العين، الصوت، تعبيرات الوجه،المظهر العام، وأخيرا الطريقة التي تقف بها، وهي مكونات يمكن توظيف كل منها بما يخدم العرض في مجمله).
بعد الانتهاء من العرض، لا تخجل من تقييم نفسك سواء بمفردك أو بالاستعانة بأحد أصدقائك من بين الجمهور، تعرف على نقاط القوة في العرض الذي قمت به، وعلى نقاط الضعف لكي تعمل على تلافيها في المرات القادمة.